શું તમે પણ Gmail નો અધૂરો ઉપયોગ કરો છો? જાણો 10 ‘સીક્રેટ’ ફીચર્સ જે તમને બનાવી દેશે સ્માર્ટ યુઝર

ઇન્ટરનેટ વગર પણ વાપરો Gmail! જાણો ગુગલના 10 એવા ફીચર્સ જે તમારા કામને બનાવશે સરળ

આપણે બધા છેલ્લા ઘણા વર્ષોથી દરરોજ Gmail નો ઉપયોગ કરીએ છીએ. ઓફિસનું કામ હોય કે પર્સનલ મેસેજ, Gmail આપણી પહેલી પસંદ રહે છે. પરંતુ શું તમે જાણો છો કે જેને તમે માત્ર એક મેઈલિંગ સર્વિસ સમજો છો, તેમાં પ્રોડક્ટિવિટી (Productivity) વધારનારા કેટલાય જાદુઈ ફીચર્સ છુપાયેલા છે? તાજેતરમાં AI ક્રિએટર દર્શલ જૈતવારે Gmail ના આવા જ 10 ‘હિડન જેમ્સ’ શેર કર્યા છે, જે તમારા ઇનબોક્સને મેનેજ કરવાનું અને સમય બચાવવાનું કામ અત્યંત સરળ બનાવી દેશે. ચાલો જાણીએ આ ખાસ ટિપ્સ વિશે.

1. ‘Undo Send’: ભૂલ સુધારવાની તક

ઘણીવાર આપણે ઉતાવળમાં ખોટો ઈમેલ મોકલી દઈએ છીએ અથવા એટેચમેન્ટ ભૂલી જઈએ છીએ. Gmail તમને મોકલેલા ઈમેલને તરત જ પાછો ખેંચવાની (Recall) સુવિધા આપે છે.

• કેવી રીતે કરવું: Gmail સેટિંગ્સમાં જાઓ અને ‘Undo Send’ નો સમયગાળો 5 થી વધારીને 30 સેકન્ડ કરી દો. હવે મેઈલ મોકલ્યા પછી તમને 30 સેકન્ડ સુધી ‘Undo’ બટન દેખાશે, જેનાથી તમે મોટી ભૂલોથી બચી શકો છો.

2. ‘Unsubscribe’ સર્ચ: ઇનબોક્સની સફાઈ

નકામા પ્રમોશનલ અને માર્કેટિંગ ઈમેલથી ઇનબોક્સ ભરાઈ જાય છે. આને એક-એક કરીને ડિલીટ કરવાને બદલે એક સ્માર્ટ રીત અપનાવો.

• ટિપ: સર્ચ બારમાં જઈને ‘unsubscribe’ ટાઈપ કરો. હવે તમારી સામે એ તમામ મેઈલ આવી જશે જે ન્યૂઝલેટર કે જાહેરાતો સાથે જોડાયેલા છે. આને એકસાથે સિલેક્ટ કરીને ડિલીટ કરો અને તમારું ઇનબોક્સ મિનિટોમાં ખાલી કરો.

3. કોન્ફિડેન્શિયલ મોડ (Confidential Mode): પ્રાઈવસી સૌથી ઉપર

જો તમે કોઈ સંવેદનશીલ માહિતી જેમ કે બેંક ડિટેલ્સ કે પાસવર્ડ મોકલી રહ્યા હોવ, તો આ મોડનો ઉપયોગ કરો.

• ફાયદો: જેને તમે મેઈલ મોકલી રહ્યા છો, તે તેને ફોરવર્ડ, કોપી કે પ્રિન્ટ નહીં કરી શકે. તમે આના પર ‘એક્સપાયરી ડેટ’ પણ લગાવી શકો છો, ત્યારબાદ મેઈલ આપમેળે ગાયબ થઈ જશે. મેઈલ લખતી વખતે નીચે આપેલા ‘લોક’ (Padlock) આઇકોન પર ક્લિક કરીને આને ઓન કરો.

4. ઓફલાઇન જીમેલ (Offline Mode): ઇન્ટરનેટ વગર કામ

ઘણીવાર મુસાફરી દરમિયાન કે ખરાબ નેટવર્કમાં આપણે જૂના મેઈલ ચેક કરવાના હોય છે. Gmail નો ઓફલાઇન મોડ તમને ઇન્ટરનેટ વગર પણ મેઈલ વાંચવા, સર્ચ કરવા અને રિપ્લાય ડ્રાફ્ટ કરવાની સુવિધા આપે છે. જેવા તમે ઓનલાઇન આવશો, ડ્રાફ્ટ કરેલા મેઈલ આપમેળે સેન્ડ થઈ જશે.

5. ઈમેલ શેડ્યુલિંગ (Schedule Send): યોગ્ય સમયે મેઈલ

થઈ શકે છે કે તમે રાત્રે 2 વાગ્યે કામ કરી રહ્યા હોવ, પરંતુ તમે નથી ઈચ્છતા કે ક્લાયન્ટને તે જ સમયે મેઈલ મળે.

• ઉપયોગ: ‘Send’ બટનની પાસે આપેલા તીર (Arrow) પર ક્લિક કરો અને ‘Schedule Send’ પસંદ કરો. તમે તમારી પસંદગીની તારીખ અને સમય પસંદ કરી શકો છો. આ અલગ-અલગ ટાઇમ ઝોનમાં કામ કરનારાઓ માટે વરદાન સમાન છે.

6. સ્નૂઝ ફીચર (Snooze): કામને પછી માટે ટાળો

જો કોઈ મેઈલ જરૂરી છે પરંતુ તમારી પાસે અત્યારે તેનો જવાબ આપવાનો સમય નથી, તો તેને ‘Snooze’ કરી દો. તે મેઈલ તમારા ઇનબોક્સમાંથી હટી જશે અને તમારા દ્વારા પસંદ કરાયેલા સમયે ફરીથી સૌથી ઉપર દેખાશે. આનાથી ઇનબોક્સની ભીડ ઓછી થાય છે.

7. લેબલ્સ (Labels): ફોલ્ડર્સ કરતા વધુ સારું મેનેજમેન્ટ

Gmail માં ફોલ્ડર નહીં, પરંતુ લેબલ્સ હોય છે. એક જ મેઈલને તમે ‘Work’ અને ‘Important’ બંને લેબલ્સમાં રાખી શકો છો. તમે અલગ-અલગ કલર્સના લેબલ્સ બનાવીને તમારા ઇનબોક્સને વ્યવસ્થિત રીતે ગોઠવી શકો છો.

8. ઈમેલ ટેમ્પલેટ્સ (Templates): વારંવાર લખવાથી બચો

જો તમારે રોજ એક જ પ્રકારનો રિપ્લાય કે ફોર્મેટ મોકલવો પડતો હોય, તો ‘Templates’ ફીચરને ઓન કરો. એકવાર તમારો મેસેજ સેવ કરી લો અને બીજી વખત તેને માત્ર એક ક્લિકમાં ઇન્સર્ટ કરો. આ તમારી ટાઈપિંગની મહેનત બચાવે છે.

9. આર્કાઇવ (Archive): ડિલીટ નહીં, માત્ર છુપાવો

જરૂરી મેઈલને ડિલીટ કરવાની ભૂલ ન કરો. જો ઇનબોક્સ ખાલી કરવું હોય, તો તેને ‘Archive’ કરી દો. તે ઇનબોક્સમાંથી હટી જશે પરંતુ ‘All Mail’ સેક્શનમાં સુરક્ષિત રહેશે અને સર્ચ કરવા પર સરળતાથી મળી જશે.

10. કીબોર્ડ શોર્ટકટ્સ: કામની ઝડપ વધારો

જો તમે માઉસના બદલે કીબોર્ડ શોર્ટકટ્સનો ઉપયોગ કરતા શીખી જાઓ, તો તમે કલાકોનું કામ મિનિટોમાં કરી શકો છો.

• જરૂરી ટિપ: Gmail સેટિંગ્સમાં જઈને શોર્ટકટ્સ ઇનેબલ કરો. ત્યારબાદ તમારા કીબોર્ડ પર ‘Shift + ?’ દબાવો. તમારી સામે તમામ શોર્ટકટ્સનું આખું લિસ્ટ ખુલી જશે.

નિષ્કર્ષ

Gmail એ માત્ર મેસેજ મોકલવાનું સાધન નથી, પરંતુ એક શક્તિશાળી વર્ક-ટૂલ છે. ઉપર જણાવેલા 10 ફીચર્સને અપનાવીને તમે માત્ર તમારો સમય જ નહીં બચાવી શકો, પરંતુ એક પ્રોફેશનલની જેમ તમારા ડિજિટલ કમ્યુનિકેશનને મેનેજ કરી શકો છો. આજે જ આ સેટિંગ્સને અજમાવો!