ઈમેલ મોકલ્યા પછી પણ સુધારી શકાશે ભૂલ, જાણો Gmailના ‘Undo Send’ ફીચર વિશે

ખોટો ઈમેલ સેન્ડ થઈ ગયો? ગભરાશો નહીં, આ એક સેટિંગ તમને શરમજનક સ્થિતિમાંથી બચાવશે

આપણા બધાની સાથે ક્યારેક ને ક્યારેક એવું જરૂર બન્યું હશે કે ‘Send’ બટન દબાવતાની સાથે જ આપણને યાદ આવે— “અરે! ફાઈલ તો એટેચ જ નથી કરી” અથવા “ખોટા માણસને મેઈલ જતો રહ્યો!” તે ક્ષણે દિલના ધબકારા વધી જાય છે અને પરસેવો છૂટી જાય છે. પ્રોફેશનલ લાઈફમાં એક નાનકડી ભૂલ પણ ભારે પડી શકે છે. પરંતુ શું તમે જાણો છો કે Gmail તમને તમારી ભૂલ સુધારવા માટે ‘ટાઈમ મશીન’ જેવું ફીચર આપે છે?

જી હા, આપણે વાત કરી રહ્યા છીએ ‘Undo Send’ ફીચરની. આ ફીચર કોઈ સુરક્ષા કવચથી ઓછું નથી, જે મોકલેલા ઈમેલને પાછો ખેંચવાની તાકાત રાખે છે. આજના આ લેખમાં આપણે વિસ્તારથી જાણીશું કે આ ફીચર કેવી રીતે કામ કરે છે અને તમે તેને તમારી જરૂરિયાત મુજબ કેવી રીતે સેટ કરી શકો છો.

શું છે Gmailનું ‘Undo Send’ ફીચર?

સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, જ્યારે તમે Gmail પર કોઈને ઈમેલ મોકલો છો, ત્યારે તે તરત જ સામેવાળાના ઈનબોક્સમાં નથી પહોંચી જતો. Gmail તેને થોડી સેકન્ડ માટે રોકી રાખે છે. આ દરમિયાન તમારી સ્ક્રીન પર એક નાનકડું પોપ-અપ આવે છે જેના પર ‘Undo’ લખેલું હોય છે. જો તમે તેના પર ક્લિક કરી દો છો, તો ઈમેલ જતો અટકી જાય છે અને ફરીથી તમારી સામે ‘ડ્રાફ્ટ’ (Draft) તરીકે ખુલી જાય છે.

આ સુવિધા તે લોકો માટે વરદાન છે જેઓ:

• ઉતાવળમાં અધૂરો મેઈલ મોકલી દે છે.

• જરૂરી ફાઈલ કે ડોક્યુમેન્ટ એટેચ કરવાનું ભૂલી જાય છે.

• ઈમેલ આઈડી ટાઈપ કરવામાં ભૂલ કરી દે છે.

• ગુસ્સામાં કે ભાવુક થઈને કંઈક એવું લખી દે છે જે પછીથી મોકલવા માંગતા નહોતા.

ડિફોલ્ટ સમય મર્યાદા અને તેને વધારવાની રીત

સામાન્ય રીતે, Gmail તમને ઈમેલ પાછો ખેંચવા માટે માત્ર 5 સેકન્ડનો સમય આપે છે. માનો કે ન માનો, 5 સેકન્ડ પલક ઝપકતા જ નીકળી જાય છે. ઘણીવાર જ્યાં સુધી આપણને આપણી ભૂલનો અહેસાસ થાય છે, ત્યાં સુધી ‘Undo’ નો વિકલ્પ ગાયબ થઈ ચૂક્યો હોય છે.

પરંતુ સારા સમાચાર એ છે કે તમે આ સમય મર્યાદા વધારીને 30 સેકન્ડ સુધી કરી શકો છો. ચાલો જાણીએ કેવી રીતે:

કમ્પ્યુટર/લેપટોપ પર સેટિંગ્સ કેવી રીતે બદલવી:

1. સૌથી પહેલા તમારા કમ્પ્યુટર પર Gmail ખોલો અને લોગિન કરો.

2. સ્ક્રીનની જમણી બાજુ ઉપરની તરફ બનેલા Settings (ગિયર આઈકન) પર ક્લિક કરો.

3. હવે ‘See all settings’ પર ક્લિક કરો.

4. અહીં ‘General’ ટેબની અંદર તમને ‘Undo Send’ નો વિકલ્પ દેખાશે.

5. તેની બાજુમાં એક ડ્રોપ-ડાઉન મેનુ હશે જ્યાં 5, 10, 20 કે 30 સેકન્ડનો વિકલ્પ મળશે.

6. તમારી સુવિધા અનુસાર ’30 seconds’ પસંદ કરો.

7. સૌથી નીચે જઈને ‘Save Changes’ પર ક્લિક કરવાનું ભૂલશો નહીં.

હવે તમારી પાસે ભૂલ સુધારવા માટે આખી અડધી મિનિટનો સમય હશે, જે પૂરતો છે.

સ્માર્ટફોન (Android અને iPhone) પર કેવી રીતે ઉપયોગ કરવો?

આજકાલ આપણે મોટાભાગના લોકો પોતાના ફોનથી જ ઈમેલ મોકલીએ છીએ. રાહતની વાત એ છે કે ‘Undo Send’ ફીચર મોબાઈલ એપ પર પણ એટલી જ સરસ રીતે કામ કરે છે.

• જ્યારે તમે ફોનથી ઈમેલ મોકલો છો, ત્યારે સ્ક્રીનની નીચે એક કાળી પટ્ટી (Bar) દેખાય છે જેના પર ‘Sent’ અને તેની બાજુમાં ‘Undo’ લખેલું હોય છે.

• જેવું તમને લાગે કે કંઈક ગડબડ છે, તરત જ તે ‘Undo’ બટનને દબાવી દો.

• ઈમેલ તરત જ અટકી જશે અને એડિટિંગ મોડમાં પાછો આવી જશે.

નોંધ: મોબાઈલ એપ પર સમય મર્યાદા બદલવાનો વિકલ્પ મર્યાદિત હોઈ શકે છે, તેથી કમ્પ્યુટર વાળા સેટિંગ્સને જ પ્રાથમિકતા આપવામાં આવે છે કારણ કે તે તમારા એકાઉન્ટ સાથે સિંક (Sync) થઈ જાય છે.

કેમ જરૂરી છે આ ટ્રિક?

પ્રોફેશનલ દુનિયામાં તમારી ઈમેલ રાઈટિંગ તમારી ઈમેજ બનાવે છે. એક ખોટો ઈમેલ અથવા સબ્જેક્ટ લાઈન વગરનો મેઈલ તમારી લાપરવાહી દર્શાવે છે.

• કોન્ફિડેન્શિયલ ડેટાની સુરક્ષા: જો તમે કોઈ પ્રાઈવેટ ડેટા કોઈ ખોટા આઈડી પર મોકલી રહ્યા હોવ, તો આ ફીચર ડેટા લીક થતા બચાવી શકે છે.

• શરમજનક સ્થિતિથી બચાવ: બોસ કે ક્લાયન્ટને મોકલેલા મેઈલમાં સ્પેલિંગની ભૂલ હોવા પર તમે તેને તરત જ ઠીક કરી શકો છો.

• માનસિક શાંતિ: જ્યારે તમને ખબર હોય કે તમારી પાસે ‘બેકઅપ પ્લાન’ છે, ત્યારે તમે વધુ કોન્ફિડન્સ સાથે કામ કરી શકો છો.

નાનકડી ટ્રિક, મોટો ફાયદો

ટેકનોલોજી આપણી સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે બની છે, અને Gmail નું આ નાનકડું ફીચર તેનું શ્રેષ્ઠ ઉદાહરણ છે. જોકે, એ યાદ રાખવું જરૂરી છે કે એકવાર ‘Undo’ નું બટન ગાયબ થઈ ગયું, પછી દુનિયાની કોઈ પણ ટેકનોલોજી તે ઈમેલને પાછો લાવી શકતી નથી.

તેથી, હવે પછી જ્યારે પણ ઈમેલ મોકલો, ત્યારે તમારી નજર સ્ક્રીનની નીચે તે ‘Undo’ બટન પર જરૂર રાખજો. અને હા, આજે જ તમારી સેટિંગ્સમાં જઈને સમય મર્યાદા 5 થી વધારીને 30 સેકન્ડ કરી લો. આ 25 સેકન્ડનો તફાવત તમારી પ્રોફેશનલ લાઈફમાં બહુ મોટી મુશ્કેલી ટાળી શકે છે.

ટેકનોલોજી પર ભરોસો કરો, પણ મેઈલ મોકલતા પહેલા એકવાર ‘Preview’ કરવાની આદત જરૂર પાડો. સાવચેતી એ જ શ્રેષ્ઠ ઉપાય છે!